公用文の書き方

令和３年３月 12 日文化審議会国語分科会で、新しい「公用文作成の要領」に向けて（報告） がまとめられている。

https://www.bunka.go.jp/seisaku/bunkashingikai/kokugo/hokoku/pdf/92895101_01.pdf

　公用文というのは役所での文章の書き方、すなわち法律・法令に用いる専門技法なのかと思われやすいが、実際には適用範囲の定義は明確でないらしい。

○「公用文」の定義と分類 現在のところ、「公用文」という用語の指し示す範囲は必ずしも定かになっていない。広い意味では、国の府省庁で業務上作成される文書の全体を「公用文」であるとする考え方がある。その一方で、近年においては、広報などを目的とした文書類やウェブサイト記事などが、国民を対象として直接発せられており、これらは、「公用文作成の要領」策定の時点で想定されていた公用文の範囲を超えているという見方もある。 今後は、公用文と呼ばれる文書の範囲を整理し、その目的や想定される読み手などによって分類すること、また、その分類に対応した作成の考え方を示していくことが有効であると考えられる。 なお、公用文の定義と分類に当たっては、法令を公用文の一部として扱う場合と公用文とは別に扱う場合とがある点など、法令との関係に留意する必要がある。

では、何のために公用文が定義されているのかに関しては、こんな記述がある。

ア 読み手に理解され、信頼され、行動の指針とされる文書を作成する

　国の府省庁による行政は、主に文書によって実施される。国民の生活に影響するルールや指針を示し、また、それに伴う必要な行為を要請するのも、文書によることが多い。そして、そういった文書の目的や意義をより親しみやすく伝えるために、解説や広報などの文書が別に示される場合もある。 これら府省庁において職務上作成される文書の全体を指すのが「公用文」である。
　公用文は、読み手に過不足なく理解され、また、信頼され、それによって必要な行動を起こすきっかけとされるべきである。
　文書をどのように作成するかは、そのまま行政への信頼の度合いにつながるとも言える。 公用文は、伝えたいことを一方的に書き連ねるものではない。文書を受け取って読む相手がいることを意識し、読み手が何を知りたいと考えているのかを想像しながら作成する必要がある。一方向の情報発信であっても、書き言葉によるコミュニケーションとして捉えるとよい。

　だそうな。

　留意点などになってくると、更にチェックポイントが増える。

「何が、何にかかっているか明確か」

「・・・ため、・・・ため」が重なっていないか

体言止めと動詞が混在していないか。

など、など。

　このところ、書かなければいけない場面で、いろいろと長時間レビューいただいて凹み気味である。 １０年ほど前に、３年間くらいは書いていたのだけれど、１０年離れると、だいぶ慣れが抜けている。

　公用文を書いて、常用文（普通に使う文章）になると、だいぶ言葉が長くなる。くどい、ながい、文章になり、それがまた公用文になると、くどく、長い文章がまた再整理しないときちんとしないので、非常に悩ましい。

　そういえば、生成AIが書く日本語は、きれいに書いてくるな。あればあれで書くロジックが決まっているので、きれいな日本語になるのかなと思う。

　とはいえ、生成AIの回答には、きれいな日本語でも、真っ赤な嘘も返ってくる。

　きれいな日本語も大事だけど、何が道理なのかもきちんと書けないといけない。

　国語だと、ぶつぶつ愚痴をいうけれど、プログラムやスクリプトだときちんと書かないといけないことには、比較的文句を感じない。単なる好き嫌いの話なのかもしれない。